Nota de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale reprezentantilor persoanelor juridice

Nota de informare a societății RENANIA TRADE S.R.L.

privind prelucrările de date cu caracter personal

Capitolul I Operatorul si datele sale de contact,

datele de contact ale Responsabilului cu protecția datelor

Societatea RENANIA TRADE S.R.L. cu sediul in Targu-Mures, str. Dezrobirii, nr. 19, inregistrata la Oficiul Registrului Comertului de pe langa Tribunalul Mures sub nr. J1995000822268 , avand cod fiscal RO8006912, („RENANIA TRADE”),

in calitate de operator si denumita in continuare „Operatorul“ sau Renania ori Renania Trade (SRL),

avand ca data de contact dedicata pentru aspecte care tin de prelucrarea datelor cu caracter personal, adresa de e-mail dpo@renania.ro, respectiv adresa sediului mai sus mentionat cu precizarea pe plic, va rugam, “In atentia Responsabilului cu protectia datelor cu caracter personal” pentru corespondenta pe suport de hartie/prin curier sau posta,

si Responsabil cu protectia datelor contractat, care poate fi contactat in modalitatile mai sus mentionate,

conform prevederilor Regulamentului nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE, al Parlamentului si Consiliului Uniunii Europene (Regulamentul general privind protectia datelor - „GDPR“),
in temeiul principiilor echității si transparentei

va informează in privința politicii RENANIA TRADE de prelucrare si protecție a datelor cu caracter personal, după cum urmează:

Nota 1 Prezenta informare este structurata pe 3 capitole, Capitolul I. Operatorul si datele de contact ale sale si ale Responsabilului cu protecția datelor; Capitolul II. Cazuri de prelucrare (diferite ipoteze de prelucrare, dvs. trebuind sa citiți cazul care va este aplicabil dvs. din cele menționate) dar si Capitolul III. aplicabil tuturor situațiilor de prelucrare menționate in prezenta, capitol care conține si pct.6 Drepturile persoanei vizate si modalitatea de exercitare a lor, in relația cu Operatorul.

Cap.II. Cazuri de prelucrare date cu caracter personal de către Operator si pentru care acesta a realizat prezenta Nota de informare

Daca dvs. sunteți vizitator al website-ului Renania Trade, fie direct, fie prin intermediul aplicației „Magazin Renania” sau direcționat către website de la o pagina terță

In general Operatorul, ca titular al site-ului https://renania.ro/ nu prelucrează date cu caracter personal doar daca vizitați website-ul sau. Totuși, pot fi anumite informații privind vizitarea website-ului generate de cookie-uri astfel ca, pentru orice eventualitate, găsiți va rugam politica de cookie-uri a Renania Trade SRL pentru site-ul sus menționat, aici : https://renania.ro/politica-privind-modulele-cookie/ .

In ceea ce privește Termenii si Condițiile site-ului https://renania.ro/ , aceștia pot fi citiți aici https://renania.ro/termene-si-conditii-protectia-datelor-personale/.

Nota 2:Site-ul https://renania.ro/ nu este destinat interacțiunii cu persoanele minore. Deoarece nu suntem in măsură sa cunoaștem daca vizitatorul site-ului nostru este minor, rugam persoanele minore, respectiv ocrotitorii acestora, sa nu utilizeze formularele de pe site, respectiv sa nu le completeze cu date ale persoanelor minore. In cazul in care vom identifica faptul ca datele completate sunt ale unei persoane minore, ne rezervam dreptul de a șterge respectivele date din formularele astfel completate/alte date asociate acestora.

Daca asociați elemente de identificare ale dvs. ,ca persoana fizica, vizitei website-ului, ca de exemplu atunci când completați un formular de contact, sau un alt tip de formular ori când alegeți sa nu rămâneți anonim când completați chestionarul de satisfacție, sau când va exprimați acordul pentru newsletter-e ori pentru alte comunicări electronice in scop de marketing, participarea la evenimentele Operatorului, alte asemenea, Operatorul prelucrează datele respective cu caracter personal introduse, transmise de către dvs., respectiv asociate vizitei dvs.

Datele cu caracter personal pe care le prelucram astfel sunt date de identificare si respectiv de contact/de corespondenta, in principal (aveți in vedere doar cele pe care le comunicați dvs. potrivit formularului de pe site completat efectiv de către dvs.):

numele si prenume;
adresa de e-mail;
adresa poștală;
numărul de telefon;
alte date de contact daca sunt necesare/daca alegeți sa comunicați;

dar si date asociate de Operator

tara;
limba de comunicare preferata;
adresa IP asociata.

Scopurile pentru care prelucram astfel datele dvs. cu caracter personal sunt, in principal, de (i)a prelua, după caz: solicitarea si/sau comanda dvs. , consimțământul, formularul completat de către dvs. etc., (ii)de a le analiza, (iii)de a răspunde daca legea sau interesul nostru legitim impun, respectiv apoi (iv)de a păstra evidentele celor de mai sus, (v) daca exista, de a păstra in scop doveditor consimțământul pentru comunicări in scop de marketing, dovedirea indicării Notei de informare a Operatorului, alte asemenea.

Temeiurile legale principale ale acestor prelucrări sunt, de regula:

1. interesul legitim propriu, precum cel de îmbunătățire a activității proprii si a relației cu clientul, pentru a ne putea exercita si apăra drepturile proprii, alte asemenea;
2. îndeplinirea unor cerințe legale, din regulamente si/sau norme locale ori comunitare (precum cele privind păstrarea evidentelor consimțământului pentru comunicări electronice in scop de marketing, cele de a răspunde petițiilor, alte asemenea);
3. consimțământul când se solicitat si dvs. decideți sa il exprimați (ca in cazul Politicii de cookie-uri).

Informațiile din câmpurile formularelor de pe website (cu excepția datelor persoanei care răspunde la chestionarul de satisfacție) sunt necesare pentru ca, in lipsa lor, nu putem da curs formularelor respective, in cazul consimțământului nu putem invoca existenta acestuia ca fiind al dvs..

Pentru situația când adresați o petiție Operatorului sau interacționați (si) telefonic cu acesta, va rugăm citiți si punctul 8. de la acest capitol.

Informații privind a.Confidențialitatea prelucrării si mijloacele de prelucrare b.Sursa datelor c.Posibili destinatari ai datelor dvs. d. Transferul de date in afara SEE e. Durata prelucrării datelor precum si f.Drepturile dvs. ca persoane vizate si modul cum le puteți exercita in relația cu Operatorul, găsiți va rugam la Cap. III. din prezenta.

Daca dvs. sunteți candidat pentru o poziție in cadrul Renania Trade

Categoriile de persoane vizate sunt persoanele care aplica pentru o poziție in cadrul Renania Trade prin intermediul „Cariere” de pe website-ul Renania Trade, persoane contactate de sau in interacțiune cu companii de recrutare care, la rândul lor, sunt contractate in acest sens in prealabil sau ulterior de către Renania Trade, persoane care își anunta disponibilitatea pentru o schimbare de loc de munca/ o noua activitate profesionala, si sunt contactate in acest sens de către Renania Trade, persoane care își încarcă CV-urile/rezumatele profesionale/scrisorile de intenție într-o platforma de recrutare accesata de Renania Trade, alte asemenea.

Categoriile de date cu caracter personal pe care Operatorul le prelucrează in relația cu candidații sunt in principal:

A.in prima parte a procesului de recrutare:

a. date personale de contact si de identificare generala precum numele, prenumele, si in măsura in care ii sunt făcute disponibile Operatorului, de regula de către candidat, mai pot fi adresa de domiciliu, reședința, data nașterii, numărul de telefon si adresa de e-mail, naționalitatea, cetățenia, semnatura de luare la cunoștință a Notei de informare si/sau de pe formularul de consimțământ stocare date in scop de recrutare si ulterior recrutării;

b. informații care permit verificarea condițiilor de eligibilitate si de selecție aferente procesului de recrutare: acte de studii (ex: diploma de bacalaureat, diploma de licență, diploma de master, doctorat, etc), atestate/certificate profesionale sau atestate emise de autoritățile de reglementare, calificări/atestate specifice, vizele de ședere in tara, referințe, note de interviu, evidente/rezultatele verificărilor anterioare angajării, informații incluse in CV-ul Persoanei Vizate si/sau in orice formulare de cerere;

c. pentru candidații care interacționează cu una din locațiile Operatorului in cadrul acestui proces si date colectate din supravegherea video a cailor de acces in/din spatiile respective ale Operatorului, camere video care sunt utilizate pentru siguranța si securitatea accesului, pentru paza si protecția bunurilor si respectiv a persoanelor si descurajarea de incidente in aceasta privință, daca este cazul si inca mai sunt stocate imagini relevante, si pentru utilizarea respectivelor imagini in scop de investigații, demersuri legale;

d. informații privind si date rezultând din, examinarea profesionala a Persoanei Vizate: referințe, note de interviu, evidente/rezultatele verificărilor Persoanei Vizate, experiența profesionala, analizele de performanta si evaluare, planuri de îmbunătățire a performantei si corespondenta aferenta; (In cursul procesului de recrutare, Persoana vizata va susține teste generale si/sau specifice, in acord cu cerințele postului vizat si va participa la discuții/interviuri cu angajații companiei referitoare la nivelul de pregătire al persoanei vizate, raportat la cerințele postului/domeniului vizat si cu scopul de a identifica si selecta candidatul cel mai potrivit. Rezultatele testelor generale si/sau specifice, cele ale interviurilor, discuțiile avute, vor fi utilizate de către Operator exclusiv in scopul identificării si selectării candidaților cei mai potriviți;

e. informații privind remunerația: precum cea din oferta de munca si date privind virarea corespunzătoare a contribuțiilor la bugetul de stat de către angajatorul precedent;

f. informații la modul general si doar când sunt necesare privind sănătatea: informații despre condiția generala medicala a Persoanei Vizate, detalii privind eventuale dizabilități sau restricții de munca;

g. date referitoare la disciplina Persoanei Vizate la locul de munca: informații privind eventuale comportamente in mediul de lucru ale Persoanei Vizate si/sau proceduri disciplinare in care a fost implicata;

B. iar, in cazul in care Operatorul ajunge împreună cu candidatul la o etapa avansata in procesul de recrutare, mai exact comunicarea de oferta in vederea contractării, se vor solicita in acest scop si cartea de identitate sau pașaportul, date cum ar fi CNP, seria si numărul CI/Pașaportului, adresa de e-mail personală și/ sau alte date de identificare necesare;

Scopurile prelucrărilor datelor cu caracter personal de către Operator:

i. recepționarea/preluarea si analizarea, inclusiv prin consultare interna/cu managerii implicați, a aplicațiilor pentru poziții deschise, a CV-urilor, rezumatelor profesionale, informațiilor primite si/sau stocate de la candidați, de la firmele de recrutare, prin intermediul platformelor de recrutare, etc.;

ii. programarea si desfășurarea interviurilor, elaborarea si/sau analizarea listei scurte cu Persoanele Vizate care se aproprie cel mai mult de cerințele postului deschis;

iii. examinarea prealabila a dreptului/Permisului de munca in Romania al Persoanei Vizate;

iv. realizarea celorlalte etape ale procesului de selecție si recrutare a Persoanelor Vizate in vederea angajării;

v. adoptarea deciziei finale a Operatorului privind angajarea Persoanei Vizate, precum si acordarea de feedback pozitiv/negativ;

vi. întocmirea ofertei de angajare in caz de feedback pozitiv si apoi comunicarea ofertei;

vii. colectarea si stocarea consimțămintelor candidaților neangajați care au optat ca Operatorul sa le păstreze mai departe rezumatele profesionale si/sau datele de contact pentru recrutări ulterioare precum si scopul dovedirii comunicării acestei Note de informare;

viii. ștergerea datelor Persoanelor Vizate care nu au fost ofertate, respectiv păstrarea datelor cu caracter personal, ale Persoanelor Vizate care au consimțit sa le fie păstrate datele pentru recrutări ulterioare ale Operatorului (fără însă ca aceasta păstrare sa nască in sarcina Operatorului vreo obligație de a selecta, respectiv de a contracta cu candidatul);

ix. realizarea raportărilor către autorități si organisme competente, daca, potrivit legii, se solicita/ este cazul;

x.realizarea raportărilor/comunicării cu autorități /instituții cu atribuții de control/supraveghere/monitorizare, daca in conformitate cu prevederile legale aplicabile este cazul;

xi.supravegherea video a cailor de acces in/din spatiile Operatorului cu care, daca este cazul interviului, interacționează candidații, pentru siguranța si securitatea accesului, pentru paza si protecția bunurilor si respectiv a persoanelor si descurajarea de incidente in aceasta privință, daca este cazul si inca mai sunt stocate imagini relevante, si pentru utilizarea respectivelor imagini in scop de investigații, demersuri legale;

xi. conservarea dreptului la apărare al Operatorului (pentru cazuri în care apar eventuale litigii).

Temeiurile legale ale prelucrărilor mai sus menționate ale Operatorului, constau, după caz in:

interesul legitim al Operatorului;
îndeplinirea unei obligații legale care revine Operatorului;
consimțământul Persoanei Vizate când este cazul si daca aceasta decide sa îl exprime;
efectuarea de demersuri in vederea încheierii contractului de munca cu candidatul care este ofertat in acest sens.

Pentru situația când adresați o petiție Operatorului sau interacționați (si) telefonic cu acesta, va rugăm citiți si punctul 8 de la acest capitol.

Informații privind a.Confidențialitatea prelucrării si mijloacele de prelucrare. b.Sursa datelor. c.Posibili destinatari ai datelor dvs. d. Transferul de date in afara SEE e. Durata prelucrării datelor precum si f.Drepturile dvs. ca persoane vizate si modul cum le puteți exercita in relația cu Operatorul, găsiți va rugam la Cap. III. din prezenta.

Daca sunteți vizitator într-o locație Renania Trade, persoana fizica ce interacționați cu Renania Trade la sediul si/sau in magazinele sale, alte locații/puncte de lucru ale acesteia

De regula, in aceasta ipoteza Operatorul prelucrează implicit imaginea captata de camerele de supraveghere video din unitatea sa respectiva.

Categoriile de persoane vizate sunt persoanele care interacționează cel puțin cu una din locațiile Operatorului iar ca si categorii de date cu caracter personal prelucrate sunt imaginea in general, respectiv pentru accesul fizic in alte locații decât magazinele Renania Trade, date de identificare acces prin vizualizarea actului de identitate si informațiile din acesta menționate in registrul de evidenta a accesului: nume, prenume, serie si număr de carte de identitate, data si posibil durata, respectiv scopul vizitei, semnatura dvs. daca este cazul.

Scopurile principale ale prelucrării prin camerele de supraveghere/sistemul de supraveghere video sunt (i)de a asigura paza si protecția persoanelor si bunurilor in unitățile proprii, (ii)de a descuraja in limitele legii incidente in cadrul sau in interacțiunea cu acestea, când este cazul si inca mai sunt stocate imaginile relevante, (iii)de a utiliza imaginile relevante pentru investigații, cercetări conform legii, evidenta probatorie, alte asemenea scopuri in limitele permise de lege, daca apar cazuri pentru care se impune utilizarea înregistrărilor in acest sens si daca acestea mai sunt inca stocate (nu au fost șterse).

Pentru accesul fizic in alte locații decât magazinele Renania Trade, mai prelucram si date de identificare acces prin vizualizarea actului de identitate pentru scopurile identificării si respectiv menționării in registrul de evidenta a accesului.

Temeiurile legale principale ale prelucrării Operatorului pentru aceste cazuri de prelucrare sunt de regula

realizarea unui interes legitim propriu precum cel de a asigura paza si protecția persoanelor si bunurilor in limitele legii in unitățile proprii, sau când este cazul (si) ale unor terți colaboratori, evidenta accesului, daca este cazul si pentru exercitarea si/sau apărarea unor drepturi si/sau interes legitime;
cerințe legale, din regulamente sau norme locale ori comunitare, precum cele privind paza si protecția când ne sunt aplicabile, alte asemenea.

Pentru situația când adresați o petiție Operatorului sau interacționați (si) telefonic cu acesta, va rugăm citiți si punctul 8. de la acest capitol.

Informații privind a.Confidențialitatea prelucrării si mijloacele de prelucrare b.Sursa datelor c.Posibili destinatari ai datelor dvs. d. Transferul de date in afara SEE e. Durata prelucrării datelor precum si f.Drepturile dvs. ca persoane vizate si modul cum le puteți exercita in relația cu Operatorul, găsiți va rugam la Cap. III. din prezenta.

Daca dvs. sunteți persoana fizica, persoana fizica autorizata, profesionist individual sau aveți o calitate asimilata, ca POTENTIAL CLIENT sau CLIENT al Renania Trade

Prelucram datele dvs. cu caracter personal mai jos menționate pentru a putea opera eficient activitatea noastră si a va furniza cele mai bune experiențe legate de produsele noastre. Colectam datele cu caracter personal de regula pe care dvs., ca persoana vizata, decideți sa ni le furnizați după caz, in unitățile noastre de vânzare, respectiv prin intermediul Site-ului nostru, prin utilizarea (daca utilizați) aplicația „Renania Magazin” , pentru contul de client „Contul meu” așa cum se configurează acesta prin intermediul www.renania.ro, daca va deschideți cont de client.

Puteți opta in legătura cu datele personale pe care le comunicați Operatorului, cu precizarea ca, in lipsa datelor necesare pentru achiziția produselor prin intermediul Site-ului nostru, este posibil sa nu puteți achiziționa produsele astfel (de ex., sa nu putem sa livram produsele daca nu ne comunicați datele de facturare si adresa de livrare, alte asemenea).

Aveți, desigur, si alternativa /opțiunea de a cumpăra produsele dorite la unitățile noastre de vânzare a căror lista si locații sunt menționate aici https://despre-noi.renania.ro/contact/ , dar si in acest caz menționăm ca interacțiunea cu o locație a noastră poate înseamnă si intrarea in raza camerelor de supraveghere din aceasta, amplasate de regula pentru scopurile de sporire a protecției si pazei in locațiile respective, de descurajare și prevenirea de incidente la modul general, daca este cazul si inca mai sunt stocate, de utilizare a imaginilor in scop de investigații, evidenta probatorie, alte asemenea;

Datele cu caracter personal pe care le prelucram sunt date generale de identificare si respectiv de contact/corespondenta, in principal si după caz:

numele si prenume;
adresa de e-mail;
adresa poștală;
numărul de telefon;
alte date de contact daca sunt necesare;
tara;
limba de comunicare preferata;
imaginea captata de camerele de supraveghere video din unitățile noastre, păstrată pe durata permisa de lege;
IP-ul asociat vizitei website-ului/”Contului meu” daca este cazul.

Scopurile pentru care prelucram datele dvs. cu caracter personal sunt in principal de a prelua solicitarea si comanda dvs. , de a o aduce al îndeplinire, de întocmire a documentației pentru aceasta conform legii (după caz factura, bon fiscal, chitanță, document de livrare, certificat de garanție etc.), de a răspunde altor solicitări ale dvs. (de comunicare de informații, petiții si/sau reclamații, cereri de exercitare drepturi, alte asemenea).

De asemenea, putem prelucra datele dvs. cu caracter personal in scop de marketing, de exemplu pe baza consimțământului dvs. pentru comunicări electronice de marketing, newsletter-e electronice, consimțământ pe care îl puteți retrage oricând, având la dispoziție canale de comunicare pentru decizia dvs. in acest sens. Sau/si de ex. pentru scopul tombolelor, campaniilor de vânzări promoționale, cele de vânzări cu reducere, pentru scopul chestionarului de satisfacție a clientului daca alegeți sa nu rămâneți anonim, alte asemenea, potrivit anunțurilor pe care le facem pentru acestea.

Totodată, Operatorul prelucrează datele dvs. cu caracter personal pentru ca Operatorul sa își poată îndeplini obligațiile sale legale, obligații de raportare, de raportare de grup, obligații de arhivare, obligațiile care ii revin in relațiile cu autoritățile, cele pentru paza si protecție a persoanelor si a bunurilor in locațiile proprii/punctele de vânzare, si respectiv pentru a-si putea apăra si exercita drepturile proprii in conformitate cu prevederile legale in vigoare, pentru dovedirea indicării Notei de informare a Operatorului.

In cazul in care intenționăm sa prelucram ulterior datele dvs. cu caracter personal intr-un alt scop decât cel mai sus menționat ori anunțat separat dvs., va vom furniza informații privind scopul suplimentar al prelucrării si orice informații relevante conform Regulamentului general privind protecția datelor si a celorlalte prevederi legale aplicabile in acest sens.

Temeiurile legale principale ale prelucrării Operatorului pentru aceasta ipoteza sunt, de regula,:

a.pentru preluarea si apoi executarea comenzii dvs. de produse (situație asimilata temeiului unei relații de tip contractual cu dvs. ca persoana vizata);

b.pe baza de consimțământ când este cazul, de ex. pentru comunicările electronice in scop de marketing, cu posibilitatea de a retrage consimțământul daca l-ați exprimat;

c.in baza unor cerințe legale, regulamente si/sau norme locale sau comunitare, precum cele privind întocmirea documentației financiar -fiscale, cele privind arhivarea si păstrarea evidentelor, cele de analiza, decizie si respectiv de a răspunde cererilor de exercitare drepturi ale persoane vizate, alte asemenea;

d.cand este cazul, pentru realizarea unui interes legitim propriu precum cel de îmbunătățire a activității proprii si a relației cu clientul, pentru a ne putea exercita si apăra drepturile proprii, cel de a asigura paza si protecția persoanelor si bunurilor in limitele legii in unitățile proprii, sau când este cazul (si) ale unor terți cocontractanți, colaboratori, alte asemenea.

Pentru situația când adresați o petiție Operatorului sau interacționați (si) telefonic cu acesta, va rugăm citiți si punctul 8 de la acest capitol.

Informații privind a.Confidențialitatea prelucrării si mijloacele de prelucrare b. Sursa datelor c.Posibili destinatari ai datelor dvs. d. Transferul de date in afara SEE e. Durata prelucrării datelor precum si f.Drepturile dvs. ca persoane vizate si modul cum le puteți exercita in relația cu Operatorul, găsiți va rugam la Cap. III. din prezenta.

Daca dvs. sunteți persoana fizica REPREZENTANT legal sau convențional, acționar sau asociat, angajat, colaborator, persoana de contact etc. din partea unui potențial client sau client, PERSOANA JURIDICA, din partea unui (potențial) FURNIZOR PERSOANA JURIDICA sau COCONTRACTANT PERSOANA JURIDICA, („partener de business”) al Renania Trade

Categoriile de persoane vizate in relațiile dintre Renania si partenerii săi de business ale căror date cu caracter personal pot fi prelucrate de către Renania Trade când este necesar, pot fi după caz:

(a) reprezentanti legali/conventionali/actionari/asociati, persoane fizice ai potentialului partener de business/ai partenerului de business al Renania Trade;

(b)persoane de contact si/sau reprezentanti legali ai partenerilor de business ai Renaniei Trade,

(c) reprezentati ai furnizorilor, respectiv daca este cazul reprezentanti ai furnizorilor bunurilor/serviciilor partenerilor de business ai Renaniei Trade;

(d) salariati/angajati/colaboratori etc. ai partenerilor de business ai Renaniei Trade;

(e) orice alta persoana fizica indicate/comunicata de catre un potential partener de business/un partener de business (client, furnizor) al Renania Trade;

Categoriile de date cu caracter personal pe care Renania le prelucreaza in relatia sa cu partenerii de business constau, de regula, in:

(a) date personale de contact business si de identificare, de exemplu: nume, prenume, adresa de e-mail profesionala, număr de telefon fix/mobil profesional, fax profesional, semnatura, imagine preluata de camerele de supraveghere din locația Renania Trade, număr înmatriculare vehicul de serviciu/vehicul personal cu drept de acces in parcarea/depozitele Renania, după caz serie si număr de carte de identitate, seria si numărul legitimației de serviciu, semnatura;

(b)date privind situația si caracteristicile personale si/sau profesionale, de exemplu: ocupație, funcție, angajator, date de intrare si ieșire loc de munca pentru personalul delegat/detașat, calificări, date de acces in scop de vizita.

Scopurile principale ale prelucrărilor datelor cu caracter personal menționate la acest punct 5. din prezenta, de către Renania Trade ca Operator, in acest context, constau de regula in:

interactiunea cu reprezentantii desemnati de catre entitatile juridice respective pentru negociere, contractare, realizarea activitatilor conform legii;
analiza si verificare a bonitatii entitatii juridice care intentioneaza a contracta cu Operatorul;
realizarea activitatii propriu-zise a Renania Trade de contractare de bunuri si produse in domeniile autorizate;
respectiv, dupa caz, de achizitionare de resurse, de bunuri, de tehnologie/servicii/aplicatii/utilitati etc. preconizate/negociate/contractate cu potentiali parteneri furnizori;
conform negocierilor si respectiv conform contractului, realizarea obligatiilor contractuale, respectiv legale, cu fiecare astfel de partener in parte, potrivit legii;
tinerea evidentei cu datele de contact ale partenerilor de business (furnizori, clienti).

La acestea se adauga si scopuri precum promovarea activitatii proprii de catre Renania Trade conform legii, tinerea evidentelor activitatii potrivit cerintelor legale, raportari interne si de grup, raspuns la petitii si solicitari, exercitarea si apararea propriilor drepturi si interese legitime, de sporire a protecției si/sau pazei in locațiile Renania Trade prin camere de supraveghere de ex. pentru descurajarea și prevenirea de incidente la modul general, prin sistem de camere de supraveghere video in scop de paza si protecție, daca este cazul si inca mai sunt stocate de utilizare a imaginilor in scop de investigații, evidenta probatorie, alte asemenea.

Temeiurile legale principale ale prelucrărilor Operatorului pentru aceste cazuri de prelucrare sunt de regula

interesul legitim al Operatorului in realizarea propriei activități comerciale, promovarea acesteia, conform legii;
îndeplinirea obligațiilor legale ale Operatorului potrivit legilor, regulamentelor si /sau normelor locale sau comunitare, precum cele privind întocmirea documentației contractuale, a documentației financiar -fiscale, cele privind arhivarea si păstrarea evidentelor, cele de a răspunde cererilor de exercitare drepturi ale persoane vizate, alte asemenea;
daca este cazul, interesul legitim al Operatorului de a -si exercita si/sau apăra propriile drepturi conform legii, de sporire a protecției in locațiile Renania Trade si de descurajare și prevenirea de incidente in acestea, de paza si protecție prin sisteme de camere video, respectiv daca este cazul si inca mai sunt stocate, de utilizare a imaginilor in scop de investigații, evidenta probatorie, alte asemenea;
interese legitime ale unor terți precum entități din grup pentru raportările centralizate, alte interese legitime de acest tip ale unor terți.

Pentru situația când adresați o petiție Operatorului sau interacționați (si) telefonic cu acesta, va rugăm citiți si punctul 8 de la acest capitol.

Daca dvs. sunteți persoana fizica ce interacționează cu Renania Trade ca invitat, participant ca atare, fie direct, fie din partea unei entități juridice, in special la evenimentele tip Renania Academy, Workplace Safety Management Forum, Renania Executive Summer School sau la care Operatorul este partener-fondator – vezi Safety Awards Gala- alte asemenea

Colectam si prelucram ca Operator datele cu caracter personal ale participanților persoane fizice in nume propriu, respectiv ale reprezentanților/angajaților desemnați ai entităților participante la aceste evenimente,

date constând, de regula, in nume, prenume, funcție, angajator/companie reprezentata, e-mail, număr de telefon, imagine si/sau înregistrare privind participarea in cadrul evenimentului respectiv,

si care ne sunt necesare in scopurile, după caz, realizării evidentei accesului participanților la eveniment, efectuării de poze/înregistrări/testimoniale in cadrul/despre eveniment, completării ecusoanelor si apoi a diplomelor de participare daca este cazul, (in scopul întocmirii facturii in vederea plătii prețului participării – unde este cazul) si respectiv in scopul de a va putea înștiința cu privire la evenimentul viitor pe teme asemănătoare, pe care/daca Renania Trade il va realiza, pentru scopul dovedirii accesului la Nota de informare iar, daca temeiul legal al unei prelucrări îl constituie consimțământul persoanei vizate, si pentru scopul dovedirii acestuia.

Nota 3.In privința fotografiilor/înregistrărilor/testimonialelor, acestea nu sunt obligatorii si persoana vizata este rugata sa anunțe din timp Operatorul daca nu dorește prelucrarea datelor sale respective care se rețin uneori intr-un astfel de context de către Operator. Dacă se fac in cadrul evenimentului respectiv prelucrări precum poze, testimoniale, înregistrări etc. și de alți operatori, rugăm persoana vizată să aibă în vedere că Renania Trade nu poate răspunde și nu este responsabilă de acele prelucrări.

Operatorul se bazează pentru prelucrările sale, ca temei legal al prelucrării, pe interesul sau legitim, de ex. in a realiza evenimentul respectiv/părții din eveniment care ii revine, pe interesul si deschiderea participanților către un astfel de eveniment, pe relația de tip contractual pe care o poate avea in acest sens cu persoanele fizice care vor veni in nume propriu, pe obligațiile legale care revin Operatorului in privința unor /in conexiune cu astfel de evenimente.

Pentru anumite prelucrări Operatorul își poate întemeia prelucrarea pe consimțământul persoanei vizate, caz in care va anunta aceasta in anunțul/invitația cu privire la evenimentul respectiv.

Operatorul va utiliza datele personale încredințate pentru scopurile si in temeiurile legale menționate si va stoca datele atât cat este necesar pentru a va oferi evenimentele respective in ceea ce-l privește, pentru a se conforma obligațiilor sale legale, pentru oricare din scopurile menționate mai sus, si, daca va fi cazul, pentru invitația la un eveniment similar viitor.

Pentru situația când adresați o petiție Operatorului sau interacționați (si) telefonic cu acesta, va rugăm citiți si punctul 8 de la acest capitol.

Daca dvs. reprezentați o autoritate de supraveghere si/sau control, instituție a statului, reprezentant al unei autorități locale, europene, din afara SEE, alte asemenea, si interacționați cu Renania Trade in aceasta calitate conform legii

Renania Trade prelucrează ca Operator elementele de identificare/datele de contact în general, ale persoanelor cu care interacționează, conform legii, cu prilejul corespondenței conform legii cu autoritățile abilitate, în cursul/pe parcursul activităților de control și/sau investigație ale acestora, alte asemenea situații reglementate de prevederile legale in vigoare, astfel:

Categoriile de date cu caracter personal pe care Operatorul le prelucrează sunt cele generale, respectiv profesionale: nume, prenume, funcție/rol/poziție, angajator/activitate profesională, date de contact: adresa de e-mail serviciu, număr de telefon serviciu, sediu activitate, semnătură de pe adresele recepționate din partea autorității, In caz de control si date de pe legitimație de serviciu/ din împuternicire, mandat, vizualizare imagine legitimație de serviciu/act de identitate, semnături de pe procese-verbale/de pe acte/înscrisuri /adrese de răspuns și/sau de comunicare ale autorităților, semnături din Registrul unic de control al Operatorului, alte asemenea.
Categoriile de persoane vizate constau, de regulă, în reprezentanți, angajați, persoane mandatate, personal de control, împuterniciți conform legii, persoane care gestionează corespondența tip registratură, secretariat, conform prevederilor legale;
Prelucrarea Operatorului va consta, după caz, în prelucrare electronică, manuală, mixtă, acțiune de vizualizare umană a legitimației, actului de identitate si mandatului de control de către persoana desemnata de Operator, extragere date de contact/de adresă de contact pentru răspunsul scris al Operatorului, astfel cum se indica de autoritatea de resort, stocare.

Nota 4. Operatorul nu prelucrează datele cu caracter personal ale acestor reprezentați/persoane fizice, in liste, in baze de date, ori in alte asemenea evidente, ci doar ca prelucrare implicita, prin gestionarea corespondentei cu autoritățile conform legii, prin stocarea (si daca este cazul de litigiu prin divulgarea) documentelor, actelor de control etc. care conțin respectivele date cu caracter personal, alte asemenea.

Scopurile prelucrării constau, în principal, de regulă în (a)răspunsul la adresele, invitațiile, solicitările etc. autorității respective conform legii;(b)adresarea de solicitări, comunicări, clarificări, informări, comunicarea de răspunsuri cu privire la evenimentele/activitatea Operatorului în acord cu cerințele legale; (c)preluarea /înregistrarea înștiințărilor de investigație, de control; (d)verificarea mandatelor persoanelor împuternicite/legitimarea reprezentanților, a persoanelor care se prezinta la sediul Operatorului /în locațiile evenimentelor Operatorului in scop de control, consemnarea lor în evidențele de prezență/registre ale Operatorului; (e)respectarea cerințele legale aplicabile activității Operatorului; (vi)păstrarea dovezii răspunsului/a corespondenței purtate, a interacțiunii avute cu Operatorul; (f)posibilitatea Operatorului de a-și exercita/apăra propriile drepturi și/sau interese legitime când/daca este cazul; (g) dovedirea indicării Notei de informare a Operatorului dacă nu a fost consultată direct/deja.
Temeiurile legale ale prelucrării Operatorului constau, în principal, în îndeplinirea obligațiilor legale, respectiv in realizarea interesul legitim propriu precum de apărare si exercitare drepturi proprii.

Pentru situația când interacționați (si) telefonic cu acesta, va rugăm citiți si punctul 8. de la acest capitol.

Daca dvs. sunteți petent către Renania Trade pe diferite aspecte, persoana care interacționează telefonic cu Renania Trade, furnizor persoana fizica autorizata, profesionist individual, beneficiar al unui act caritabil, act de voluntariat, ori reprezentați o entitate non-profit, ONG, entitate sponsorizata etc. care interacționează cu Renania Trade, alte asemenea cazuri de prelucrare (cu excepția relațiilor de angajare/de munca/de candidat/-a )

Renania Trade prelucrează ca Operator elementele de identificare generale si mai ales datele de contact ale persoanelor cu care interacționează, conform legii, intr-una din ipotezele mai sus menționate la acest subcapitol 8 pentru Categoriile de persoane vizate mai sus menționate.

Categoriile de date cu caracter personal pe care Operatorul le prelucrează sunt de regula cele generale, respectiv profesionale, după caz: nume, prenume, rol/poziție/identificator fiscal/activitate profesionala, date de contact: adresa de e-mail, număr de telefon, semnătură daca este cazul si excepțional poate cere sa vizualizeze/informații din actul de identitate daca sunt dubii in privita identității unui petent, de ex..

Scopurile prelucrării constau, în principal, de regulă în (i)răspunsul la adresele, invitațiile, solicitările etc. persoanei respective;(ii) realizarea convorbirii telefonice cu persoana respectiva si înregistrarea acesteia in scop de îmbunătățire a interacțiunii telefonice a personalului Renania Trade cu interlocutorii (iii)daca este o entitate /persoana privata preluarea solicitării si, daca este cazul, contractarea cu persoana respectiva sau cu entitatea pe care o reprezintă sau al cărei contact este; (iv)respectarea cerințele legale aplicabile activității Operatorului; (v)păstrarea dovezii in general a interacțiunii avute in contextul aplicabil din cele mai sus menționate daca legea permite si in limitele permise de lege (vi)posibilitatea Operatorului de a-și exercita/apăra propriile drepturi și/sau interese legitime când/daca este cazul; (vii) dovedirea indicării Notei de informare a Operatorului dacă nu a fost consultată direct/deja.

Temeiurile legale ale prelucrării Operatorului constau, în principal, în (i)îndeplinirea obligațiilor legale care ii revin, respectiv(ii) in realizarea interesul legitim propriu al Operatorului, iar, daca este conform legii vorba de un raport juridic contractual cu persoana fizica privata respectiva, in (iii)negocierea respectiv in realizarea contractului cu aceasta ca persoana vizata.

Nota 5. Înregistrarea convorbirilor telefonice de către Renania Trade este efectuata de către aceasta, in scopul analizării interne si îmbunătățirii modului de răspuns a personalului propriu in cadrul unor astfel de convorbiri. Nu se monitorizează in timp real discuțiile telefonice si nu toate discuțiile telefonice înregistrate se audiază/se analizează. Daca nu dorește sa se înregistreze convorbirea, persoana vizata are opțiunea de a se adresa Operatorului in scris, prin e-mail sau prin posta or curier ori de a interacționa cu Operatorul intr-una din locațiile sale.

Informații privind a.Confidențialitatea prelucrării si mijloacele de prelucrare b.Sursa datelor c.Posibili destinatari ai datelor dvs. d. Transferul de date in afara SEE e. Durata prelucrării datelor precum si f.Drepturile dvs. ca persoane vizate si modul cum le puteți exercita in relația cu Operatorul, găsiți va rugam la Cap. III. din prezenta.

Cap. III 1/a.Confidențialitatea prelucrării si mijloacele de prelucrare 2./b. Sursa datelor 3./c. Posibili destinatari ai datelor dvs., 4./d Informatii privind transferul de date in afara SEE

5./e. Durata prelucrării datelor precum si 6./f. Drepturile dvs. ca persoane vizata si modul cum le puteți exercita in relația cu Operatorul

1(a). (i)Confidențialitatea prelucrării si (ii)mijloacele de prelucrare utilizate de Operator

(i)Operatorul asigura si garantează persoanele vizate ca respecta confidențialitatea datelor cu caracter personal prelucrate, inclusiv prin instituirea de masuri tehnice si organizatorice de protecție a acestora.

(ii)Mijloacele de prelucrare utilizate de Operator sunt de regula mixte (adică tehnice, automate, dar si manuale). La data prezentei Operatorul nu utilizează tehnologii noi precum tehnologii biometrice, Inteligenta Artificiala, alte asemenea, precizând totuși că, pentru locația sa în care Operatorul utilizează camere de supraveghere și în scop de pază și protecție, furnizorul său declară algoritmi de Inteligență Artificială de recunoaștere a formei corpului uman, sistem care declanșează alerte la detectarea mișcării/a prezenței umane potrivit algoritmului de mai sus, alerta la rândul său declanșând automat înregistrarea de către camerele de supraveghere video.

2(b). Sursa datelor cu caracter personal

De regula, Renania Trade, prin însăși natura activității sale, poate sa colecteze datele cu caracter personal necesare direct de la Persoana Vizata. Însă pot fi si situații când nu interacționează la momentul respectiv, de ex., cu Persoana Vizata, si/sau trebuie sa utilizeze si alte surse după caz:

pentru prelucrările in scop de recrutare, poate colecta/primii date si de la companii de recrutare, din baze de date ale platformelor de recrutare, de la terți autorizați care comunica recomandările lor conform legii, din informații publice, din informații disponibile autorizate din conturile de social media, alte asemenea;
pentru scopuri precum analize bonitate ori evaluare expuneri din partea clienților /furnizorilor Renania Trade mai poate colecta informații din surse publice precum RECOM, comunicări social media, comunicate sau informații din presa, registre de publicitate & garanții, Monitorul Oficial, alte asemenea;
pentru comunicările cu entitățile persoane juridice, in special pentru datele de contact necesare pentru comunicările cu acestea, Renania Trade mai poate primi date si informații de contact de la entitatea juridica însăși sau de la reprezentanți legali ori convenționali, mandatari, angajați, colaboratori autorizați etc ai/ale acestora;
in cazul unor litigii de exemplu moi pot fi surse ale datelor cu caracter personal prelucrate alte baze de date conform legii precum registre de publicitate si garanții, Monitorul Oficial, alte asemenea.

3(c). Posibili destinatari ai datelor dvs. cu caracter personal

Constituie, la modul general ,categorii de destinatari, persoanele fizice sau entitățile juridice cărora le pot fi dezvăluite datele dumneavoastră cu caracter personal, prelucrate cel putin intr-unul din cazurile de prelucrare de mai sus. Astfel, de exemplu, in masura in care este necesar, ele pot ajunge, in limita necesitatii realizarii serviciilor/activitatii respective, pentru Renania Trade, la

i) (pe plan intern), persoane fizice angajați ai Renania Trade care au necesitatea de a prelucra date cu caracter personal pentru desfășurarea sarcinilor de serviciu încredințate, in ceea ce privește recrutarea, pentru realizarea acesteia (denumite persoane autorizate in acest sens);

ii)(in afara companiei) la societăți de servicii, persoane fizice autorizate, etc., contractate de Operator pentru servicii de specialitate (de exemplu companii de recrutare, consultanți), companii pentru administrarea relațiilor sale contractuale cu clienții, inclusiv in caz de neplata (de exemplu consultanți, cabinete de avocatura, executori judecatoresti si societăți de recuperare creanțe, in vederea recuperarii eventualelor sume care sunt datorate Renania Trade etc.);

iii) (in afara companiei), când se impune in situații de excepție, la Responsabilul cu protecția datelor contractat de Operator;

iv)(in afara companiei) la societati care presteaza pentru Operator diverse servicii de suport tehnic, operational, alte asemenea, precum cele de servicii cloud, cele de arhivare a documentelor aferente relatiilor contractuale, alte asemenea servicii de procesare, servicii IT &C, companii de gestionare a securitatii, a pazei, protectiei accesului in locatiile Renania Trade, companii prestatoare de servicii de curierat, alte asemenea;

v)(in afara companiei) când si daca se solicita in conformitate cu prevederile legale aplicabile, la autorități cărora datele trebuie sa le fie comunicate in temeiul îndeplinirii unei obligații prevăzute de lege, de un regulament sau de normele comunitare (de ex. ANPC - Autoritatea Națională pentru Protecția Consumatorilor, ANAF, ITM ,etc.).

4(d). Informații privind transferul de date in afara SEE

Renania Trade are contractate servicii de specialitate pentru datele stocate electronic online /in cloud, pentru care Renania Trade utilizează serviciile unui furnizor specializat cu sediul in România (dar cu subcontractanți în UE/SEE dar și State Terțe precum SUA).

Pentru evitarea oricarui dubiu, Renania Trade are incheiat cu furnizorul respectiv un Acord de prelucrare date potrivit cerintelor art.28 din Regulamentul general privind protectia datelor.

5(e). Durata prelucrării datelor cu caracter personal

Stocam datele dumneavoastră cu caracter personal atât timp cat este necesar pentru a ne furniza produsele si a desfășura tranzacțiile pe care le-ați solicitat, daca sunteți candidat in cazul recrutării de personal pe durata de recrutare de regula, sau in alte scopuri precum respectarea obligațiilor legale, soluționarea eventualelor dispute si/sau implementarea acordurilor noastre. Deoarece aceste necesități pot varia in funcție de tipurile de date, contextul unor produse si/sau activități diferite, perioadele efective de retenție pot varia semnificativ. Criteriile utilizate pentru a determina perioadele de retenție cuprind in general:

- pentru datele candidaților in scop de recrutare, de regula durata recrutării respective si/sau pe durata ulterioara consimțita de cei care doresc sa fie avuți in vedere pentru recrutări ulterioare;
- durata impusa de lege pentru menținerea de informații financiare corespunzătoare in termenele prevăzute de legislația financiar-fiscala;
- durata impusa de legislația in vigoare pentru păstrarea imaginilor in zonele supravegheate video in scop de paza si protecție;
perioada pentru care dvs. v-ați exprimat consimțământul, daca este o prelucrare bazata pe temeiul consimțământului, cu precizarea ca formularul /dovada in sine a consimțământului si a accesului la Nota de informare vor fi păstrate pe o perioada de inca maxim 4(patru) ani după aceasta, dat fiind termenul legal de prescripție aplicabil;
alte termene de prescripție aplicabile, conform legislației romane in vigoare;
termenele de arhivare impuse de legislația specifica, daca sunt aplicabile;
alte durate relevante pentru care Operatorul necesita stocarea datelor, precum datele necesare unor investigații conform legii, dosare pe rol, alte asemenea.

6(f). DREPTURILE PERSOANEI VIZATE SI EXERCITAREA LOR

Persoana vizata are următoarele drepturi in ceea ce privește datele sale cu caracter personal prelucrate de către Renania Trade ca Operator:

dreptul de a fi informata;
dreptul de acces la datele sale cu caracter personal;
dreptul la rectificarea si completarea datelor sale cu caracter personal;
dreptul la ștergerea datelor sale cu caracter personal (“dreptul de a fi uitat”), (Vor putea fi insa situatii in care Operatorul sa nu poata da curs solicitarii de stergere a datelor, in conformitate cu exceptiile mentionate de prevederile art. 17 din Regulamentul general privind protecția datelor .)
dreptul la restrictionarea prelucrarii datelor sale cu caracter personal;

dreptul la portabilitatea datelor sale cu caracter personal – (art. 20 din Regulamentul general privind protecția datelor ), adică dreptul de a primi datele cu caracter personal pe care le-ati furnizat intr-un format structurat, utilizat in mod obișnuit si care poate fi citit in mod automat, conform Regulamentului general privind protecția datelor;
dreptul de opozitie;

dreptul de a-si retrage consimțământul, daca acesta a fost acordat in vederea vreunei prelucrări (art. 7 alin. 3 din Regulamentul general privind protecția datelor ).

Nota 6.Pentru evitarea oricarui dubiu precizam ca nu luam decizii in privinta persoanelor fizice mentionate (in prezenta Nota) pe baza de prelucrare automata exclusiva si nici pentru profilarea lor.

Aveti posibilitatea de a va exercita drepturile cu privire la datele dvs. cu caracter personal, in conformitate cu prevederile Regulamentului general privind protecția datelor, fata de RENANIA TRADE ca Operator prin comunicarea unei solicitari scrise in acest sens la adresa de e-mail dpo@renania.ro, respectiv pe adresa sediului Renania Trade SRL, cu precizarea pe plic, va rugam, “In atenția Responsabilului cu protecția datelor cu caracter personal” (pentru corespondenta pe suport de hârtie/prin curier sau posta).

De asemenea aveti si drepturile de a va adresa cu plangere și/sau de a formula actiune la instanta competenta. Eventuale plangeri privind protectia datelor cu caracter personal vor putea fi adresate: Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (A.N.S.P.D.C.P.), cu sediul in B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod postal 010336, Bucuresti, sub forma unei adrese scrise, la sediul institutiei sau prin e-mail la adresa anspdcp@dataprotection.ro.

Cu considerație,

RENANIA TRADE S.R.L.